상상해보세요. 하루 동안 컴퓨터를 켜면 받은 편지함이 요청으로 넘쳐나는 것을 볼 수 있습니다. 당신의 책상은 스티커 메모, 할 일 목록, 무작위로 휘갈겨 쓴 생각으로 가득 차 있습니다. 일부 고객은 피드백을 보냈고, 다른 고객은 수정 요청을 받았고, 새로운 디자인을 시작해야 하는데 현재 진행 중인 대규모 디자인 프로젝트에서 무슨 일이 일어나고 있는지 전혀 기억할 수 없습니다. 그러다가 오늘 완전히 잊고 있었던 중요한 마감일이 있다는 것을 깨닫게 됩니다. 당신은 단지 몇 분 동안 '일'을 하고 있었고, 당신은 이미 기진 맥진하고 스트레스를 받고 있습니다.
이제 다른 장면을 설정해 보겠습니다. 좀 덜 압도적인 장면입니다.
좋아하는 음료(아마도 차이 라떼?)로 책상에 자리를 잡습니다. 근무일을 시작하기 위해 컴퓨터를 열면 이미 계획이 있습니다. 동료의 진행 상황에 대한 업데이트를 확인한 다음 클라이언트 요청 양식이 있는 받은 편지함으로 이동하여 무엇이 기다리고 있는지 조감도를 얻습니다. 당신은 좋아하는 일을 시작할 준비가 되어 흥분하고 준비가 되어 있으며 , 다가오는 마감일과 달성해야 할 일이 무엇인지 정확히 알고 있습니다 .
두 번째처럼 조직적인 근무일은 실제로 가능 합니다 . 그리고 디자인 워크플로우에서 혼돈에서 순조로운 항해로 이끄는 한 가지 중요한 기능이 있습니다. 바로 프로젝트 관리입니다. 다음은 프로젝트를 체계적으로 관리하고 최신 상태를 유지하는 7가지 방법입니다.
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팁 #1: 디자인 흐름에서 반복 작업 프로세스를 기록하십시오.
습관을 기르고 디자인 작업의 흐름에 들어갈 때 개발 중인 프로세스를 기록하거나 작성하는 것이 좋습니다. 이것은 경쟁사 조사, 초기 스케치 작성, 수정 완료 또는 고객 서비스 또는 송장 발행과 같은 클라이언트 대면 작업과 같은 작업에 적합합니다. 이러한 프로세스를 문서화하면 시간을 절약하고 워크플로우를 쉽게 복제하거나 다른 사람과 공유할 수 있습니다. 이는 수행하는 작업과 수행 방법에 대한 가이드와 같습니다.
이것은 프리랜서, 사내 또는 대행사에 관계없이 필수적입니다. 비즈니스에서 상황이 성장하고 변화함에 따라 프로세스와 워크플로를 설정하면 표준이 생성되고 모든 사람이 일치하게 유지됩니다.
자주 수행하는 프로젝트, 워크플로 및 작업에 대한 템플릿을 만들 수 있습니다 . 새 고객이나 요청이 오면 해당 템플릿을 복제하고, 주요 정보를 추가하고, 잘 작동하는 체계적인 계획을 시작할 수 있습니다. 당신을 위한.
팁 #2: 중요한 결정 및 컨텍스트를 한 곳에서 추적
디자이너로서 체계적으로 유지하기 위한 또 다른 핵심 요소는 결정과 그러한 결정에 대한 맥락을 기록하는 것입니다. 다음 사항에 유의하세요.
결정이 내려졌을 때
결정이 내려진 이유
결정에 관여한 사람
이는 설계 프로세스 전반에 걸쳐 모든 사람이 정렬 상태를 유지하고 중요한 결정을 놓치는 일이 없도록(또는 나중에 쉽게 찾을 수 없도록) 하는 데 매우 중요합니다. 결정과 상황을 한 곳에 기록한 다음 거기에 있었거나 알아야 하는 모든 사람과 공유합니다. 이렇게 하면 아무것도 잃어버리거나 잘못 기억되지 않습니다.
팁 #3: 요청 양식을 작성하여 주고받는 것을 제거하십시오.
고객이 수정 요청을 하든 다른 팀이 일련의 디자인 요청을 하든, 정해진 프로세스가 없으면 주요 세부 사항을 오가며 많은 시간을 보내게 됩니다. 정확히 무엇이 필요합니까? 우선 순위와 기한은 어떻게 됩니까? 디자인에 포함되어야 하는 특정 요소가 있습니까?
앞뒤로 번갈아 가며 요청에 대한 모든 정보를 한 곳에 보관하려면 요청 양식을 만드세요! 사내에 있는 경우 내부적으로 다른 팀과 공유하거나 에이전시 또는 프리랜서에 있는 경우 고객에게 직접 보낼 수 있습니다.
일부 도구를 사용하면 작업 양식을 만들 수 있습니다. 양식의 질문과 요구 사항을 사용자 정의한 다음 누군가 양식을 작성하면 모든 정보가 포함된 새 작업이 자동으로 생성됩니다. 여기에서 메시지나 세부 정보를 계속 검색하지 않고도 쉽게 작업을 위임하고 작업 상태를 확인할 수 있습니다. Height에서 하위 작업을 자동으로 생성하는 작업 양식을 설정할 수도 있습니다 . 요청자가 작업 양식을 작성하면 Height는 "송장 보내기"와 같은 관련 하위 작업을 자동으로 생성합니다. 특정 질문에 필요한 작업을 신속하게 설정하는 좋은 방법입니다.
전문가 팁: 아직 프로젝트 관리 도구를 사용하고 있지 않다면 작업 접수 양식을 만들기 위한 빠른 수정으로 Google Forms 또는 Typeform을 사용해 보세요.
???? 보너스 팁: 작업 양식을 사용하여 실시간 대화를 보완하세요.
모든 클라이언트 요청을 표준화하거나 양식으로 요청한다는 아이디어가 비인간적으로 느껴질 수 있습니다(이해합니다!). 작업 양식을 고객 관리 워크플로에 추가하여 작업 양식의 이점을 계속 경험할 수 있습니다.
클라이언트와 실시간 채팅을 하거나 회의를 하는 경우 작업 양식을 직접 사용하여 작업을 진행하고 필요한 모든 주요 세부 정보를 기억하고 필수 정보를 미리 가져와 예산을 책정하고 계획을 세울 수 있습니다. 그에 따른 작업. 그런 다음 작업 양식을 제출할 수 있으며 Height와 같은 일부 도구에서는 양식이 제출되는 즉시 원활하게 할당하거나 작업을 수행할 수 있는 작업이 생성됩니다.
팁 #4: 더 큰 프로젝트를 측정 가능한 이정표로 나눕니다.
새로운 프로젝트, 클라이언트 또는 디자인 요청을 받는 것은 신나는 일입니다. 좋아하는 창의적인 작업을 시작할 준비가 된 것입니다. 그러나 어떻게 거기에 도달할 것인지에 대한 계획 없이 최종 산출물에 대해 생각하는 것은 정말 압도적입니다.
압도당하지 않으려면 큰 프로젝트를 측정 가능하고 달성 가능한 이정표로 나누어야 합니다. 하위 작업을 만들고 각 이정표에 대한 마감일을 할당하여 '더 큰' 마감일을 쉽게 달성할 수 있도록 합니다.
일부 프로젝트 관리 도구에서 하위 작업은 전체 프로젝트에 전적으로 의존합니다. 그러나 Height와 같은 도구에서 하위 작업은 일급 시민으로 취급됩니다. 즉, 개별 마감일, 담당자, 설명 등을 가질 수 있습니다. 다른 작업을 자동으로 확인하지 않고 하위 작업이나 상위 작업을 확인할 수 있습니다. 따라서 프로젝트의 한 부분이 누락된 경우 다른 모든 작업이 완전히 최신 상태로 유지될 수 있습니다.
프로젝트를 나누면 모든 사람이 퍼즐의 특정 조각에 대해 책임을 지게 됩니다.
프로젝트를 분할하면 순조롭게 진행하는 데 도움이 됩니다. 또한 팀과 함께 작업하는 경우 모든 사람이 프로젝트의 개요와 보다 세부적인 세부 정보를 볼 수 있습니다. 이를 통해 모든 사람이 퍼즐의 특정 부분에 대해 책임을 지게 됩니다.
대규모 프로젝트에 대해 측정 가능한 이정표와 하위 작업을 만들면 또 다른 주요 이점이 있습니다. 다른 이해 관계자에게 프로세스에 대한 가시성을 제공하여 프로젝트의 속도와 진행 상황에 대한 기대치를 관리할 수 있습니다.
팁 #5: 디자이너 전용 템플릿 활용
진실은 다음과 같습니다. 어떤 종류의 프로젝트 관리 도구를 사용하고 있지 않다면 가능한 한(또는 그래야만 하는) 조직적이지 않은 것입니다. 이러한 도구를 사용하면 워크플로를 구축하고, 작업을 할당하고, 모든 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있습니다. 일부 도구를 사용하면 대화를 작업 내에서 바로 수용 할 수 있으므로 아무것도 놓치지 않습니다.
많은 프로젝트 관리 도구는 디자이너와 디자인 프로젝트를 위해 사전 제작된 템플릿을 제공합니다. 그러나 템플릿이 디자인과 관련이 없다고 느껴지더라도 테스트하고 용도를 변경할 수 있습니다. 템플릿을 사용하면 "빈 페이지 증후군"에 직면하고 모든 것을 스스로 생각해낼 필요가 없기 때문에 구성이 더 쉬워집니다.
템플릿은 모범 사례를 배우기 위한 훌륭한 리소스이기도 합니다. 특히 사용자 연구 계획 생성, 콘텐츠 일정 계획 시작 등의 작업을 처음 수행하는 경우에 특히 그렇습니다. 이러한 작업이나 프로젝트가 일반적으로 어떻게 보이는지 파악한 다음 작업을 수행하는 데 익숙해지면 해당 템플릿을 적합하다고 생각하는 대로 사용자 지정할 수 있습니다.
팁 #6: 프로젝트 관리 보드를 클라이언트 및 동료와 공유
팀에 속해 있을 때 다른 핵심 선수들과 연락을 유지하는 것은 필수입니다. 팀원들에게 디자인 진행 상황과 결정에 대해 최신 정보를 제공하는 것은 그 자체로 또 다른 일처럼 느껴질 수 있습니다.
이러한 업데이트를 간소화하는 쉬운 방법은 프로젝트, 보드 또는 목록을 팀원과 공유하여 진행 중인 위치에 대한 세부 정보를 한 눈에 볼 수 있도록 하는 것입니다.
프로젝트 관리 보드 또는 목록을 클라이언트와 공유하는 것도 고려할 수 있습니다. 특히 업데이트를 위해 지속적으로 메시지를 보내는 클라이언트로 인해 어려움을 겪고 있는 경우 클라이언트와 액세스를 공유하면 소음을 줄이고 추가 작업 없이 진행 상황을 전달할 수 있습니다. 프로세스에 대한 가시성을 제공하면 기대치를 관리하고 일정에 대해 스트레스를 받지 않도록 할 수 있습니다.
팁 #7: 디자인 피드백을 수집하는 방식 구성
디자인에 대한 대화를 나누기 위해 이메일이나 Slack과 같은 도구를 사용할 때 지저분해질 수 있습니다(빠르게). "책상 전체에 스티커 메모" 상태로 바로 돌아갑니다. 항목을 찾고 주요 대화, 결정 또는 피드백을 추적하기가 어렵습니다.
그렇기 때문에 피드백 수집 및 협업 프로세스를 구성하는 것이 필수적입니다. 위에서 언급한 것처럼 피드백 수집을 위해 특정 작업 양식을 만들 수 있습니다.
누락된 것이 없도록 작업으로 받은 각 피드백을 추적해야 합니다. 특정 피드백 항목에 대해 조치를 취하지 않더라도 이를 통해 동료와 고객에게 귀하가 이를 알고 있음을 보여주고 모든 사람이 일관되게 유지할 수 있습니다.
Figma에서 디자인하는 경우 Height는 두 플랫폼 내에서 동시에 대화와 결정을 중앙 집중화할 수 있는 원활한 통합을 제공합니다 . 프레임을 벗어나지 않고 디자인의 스크린샷을 게시하고 연결된 작업에 대한 업데이트를 공유할 수 있으며 Figma의 댓글을 작업에 대한 메시지로 자동 교차 게시할 수 있습니다.
또한 새 작업을 생성하고 탭 사이를 왔다 갔다 하지 않고도 작업 내에서 디자인 미리보기를 공유할 수 있습니다. 훨씬 더 원활하게 협업할 수 있는 방법입니다.
디자이너 생산성의 이점
프로젝트 관리는 고객에게 아름다운 최종 제품을 제공하는 것만큼 흥미롭지는 않지만 매우 중요합니다. 프로젝트 관리 전략을 구현하는 디자이너는 더 나은 협업, 더 원활한 워크플로우 및 스트레스 감소를 경험할 것입니다. 조직화되면 신규 고객과의 신뢰가 구축되어 고객을 반복 고객으로 전환할 수 있습니다.
고객이 귀하의 프로세스를 더 신뢰하고 귀하가 모든 것의 최고라고 믿을수록 귀하가 상태 업데이트에 대한 끊임없는 중단 없이 창의적이고 작업할 수 있도록 할 것입니다. 프로젝트 관리 도구는 정리된 상태를 유지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 상태 업데이트 회의를 주최하는 데 귀중한 시간을 소비하지 않고도 타임라인과 진행 상황을 전달하는 데 도움이 됩니다.
Height에서 우리는 완전히 새로운 유형의 프로젝트 관리 도구를 구축하는 데 집중하고 있습니다. 모든 팀에서 작동하고 원활한 공동 작업을 표준으로 만드는 도구입니다. 디자이너에게 이는 채팅 기반 작업, 요청 및 피드백을 위한 편리한 작업 양식, 물론 인기 있는 Figma 통합을 의미합니다. 이러한 도구는 작업 흐름을 간소화하여 좋아하는 것, 즉 감탄을 자아내는 디자인 만들기에 집중할 수 있도록 도와줍니다. ■
